對(duì)加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密管理的警示

  1.開(kāi)展檔案數(shù)字化專項(xiàng)保密教育。檔案數(shù)字化工作中暴露出來(lái)的保密問(wèn)題本質(zhì)上是人的問(wèn)題，只有使有關(guān)人員主觀上認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化涉及保密工作的重要性、掌握并踐行保密工作的知識(shí)和技能，才能為檔案數(shù)字化工作中扎緊保密的籠子、確保國(guó)家秘密安全奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育和技能培訓(xùn)，重點(diǎn)從檔案數(shù)字化的重要性、常見(jiàn)的失泄密情形、保密管理要求等方面，結(jié)合生動(dòng)的案例開(kāi)展教育培訓(xùn)，確保相關(guān)工作人員樹(shù)立強(qiáng)烈的保密意識(shí)，掌握基本的保密常識(shí)。

  2.強(qiáng)化檔案數(shù)字化全過(guò)程保密監(jiān)管。一是要按照國(guó)家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，慎重選擇外包公司開(kāi)展數(shù)字化工作，涉及涉密檔案資料的數(shù)字化必須在專門(mén)場(chǎng)所進(jìn)行，加工場(chǎng)所要安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專人全程監(jiān)管。對(duì)于掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備也要做好技術(shù)防范工作。二是對(duì)存儲(chǔ)涉密數(shù)字化檔案資料的計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備采取物理隔離措施，并嚴(yán)格看管，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)。三是對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，參與涉密檔案數(shù)字化工作的人員還須具備涉密背景。對(duì)相關(guān)人員承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的具體安排要嚴(yán)格記錄在案，確保監(jiān)管的可追蹤性。

  3.規(guī)范檔案數(shù)字化成果管理。一是檔案數(shù)字化工作中要做好交接手續(xù)，嚴(yán)格清點(diǎn)相關(guān)文件資料，確保不丟件、不錯(cuò)件。加工完成的數(shù)字化檔案資料要認(rèn)真整理、登記后及時(shí)存入專用存儲(chǔ)設(shè)備中。二是存儲(chǔ)數(shù)字化檔案的信息存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)要建立完善的后臺(tái)管理機(jī)制，相關(guān)數(shù)字化資料的查閱、復(fù)制、打印等操作要有記錄，做到“有據(jù)可查”。尤其是對(duì)于存儲(chǔ)涉密數(shù)字化檔案資料的存儲(chǔ)設(shè)備要專機(jī)專用，禁止移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)隨意插入，定期檢查，數(shù)據(jù)的調(diào)取使用要嚴(yán)格履行審批流程，確保數(shù)據(jù)安全。三是要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格區(qū)分?jǐn)?shù)字檔案涉密與非密，并定期進(jìn)行檢查。同時(shí)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)制度，做好相關(guān)數(shù)字檔案的備份工作。