檔案資料借閱制度
  本制度是根據(jù)《檔案法》及相關(guān)規(guī)定制定的。
  1、外部單位查閱檔案時，應(yīng)持單位介紹信，一般應(yīng)有兩人。查閱機、絕密或組織、人事文件，必須是黨員。
  2、查閱各類檔案必須在查閱室進行，未經(jīng)同意，不得私自帶走。
  3、所有查閱使用本單位重要機密文件或在一定范圍內(nèi)控制使用的文件，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意。
  4、學(xué)校檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借出。如果因工作需要，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出時間一般不得超過三天。在借閱期間，我們應(yīng)該確保文件的安全。
  5、所有提取我校檔案的材料都要寫明年代、卷號、標(biāo)題，并認(rèn)真核對。只有出具證明材料并加蓋公章，才能有效。如需復(fù)制，必須經(jīng)辦部門批準(zhǔn)。
  6、使用檔案時，必須注意保守機密，不得任意泄露或向外公布。
  7、查閱檔案時，一定要注意檔案的保護，不要在文件材料上圈點、注釋、勾畫、污損，也不要拆開、提取或撕毀原件。違者將根據(jù)《檔案法》的規(guī)定追究責(zé)任。
  8、一個典型的利用檔案產(chǎn)生明顯經(jīng)濟效益和社會效益的例子，利用者有責(zé)任向檔案提供信息反饋。
  檔案銷毀制度(七)
  1、檔案銷毀必須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
  2、所有需要銷毀的檔案都必須編寫一份清單，并撰寫一份書面報告，包括:本單位和檔案的簡短歷史情況、銷毀檔案的年齡、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定情況和銷毀原因。
  3、在銷毀檔案時，必須有兩人以上進行監(jiān)銷，并在監(jiān)銷清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并且需要簽字蓋章以示責(zé)任。
  4、銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進行，打漿后監(jiān)銷人員才能離開。
  檔案保存制度(八)
  1、檔案庫房、檔案柜、資料架應(yīng)統(tǒng)一編號，檔案、資料應(yīng)按全宗、分類順序排列整齊。
  2、嚴(yán)格執(zhí)行檔案倉庫的八項防范措施。倉庫內(nèi)禁止吸煙和存放易燃物品。倉庫內(nèi)外應(yīng)放置滅火設(shè)備，以滿足緊急需要。倉庫門窗應(yīng)配備防盜設(shè)備，及時開關(guān)鎖定。鑰匙應(yīng)由專門的柜臺保管，不得隨身攜帶。倉庫內(nèi)外的清潔衛(wèi)生要經(jīng)常清潔整理;注意觀察倉庫的溫度和濕度，盡量控制在規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn);每年4月放置一次殺蟲劑，并根據(jù)情況采取措施防止鼠咬蟲蛀。
  3、對于檔柜、架子要經(jīng)常保養(yǎng)，防止銹蝕，保持美觀清潔。
  4、檔案人員每年對檔案保管情況進行全面檢查，并做好記錄。
  (九)檔案統(tǒng)計與匯報制度
  檔案統(tǒng)計，是掌握情況、分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統(tǒng)計工作是提案科學(xué)管理水平的必要措施和重要標(biāo)志。為進一步加強檔案統(tǒng)計工作，特制定如下統(tǒng)計制度。
  1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作，負(fù)責(zé)全校檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負(fù)責(zé)上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
  2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)，應(yīng)結(jié)合實際，做好各項原始材料的登記，主要包括下述內(nèi)容：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
  3、建立健全統(tǒng)計臺賬，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準(zhǔn)確無誤。
  4、上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準(zhǔn)確無誤地報出，所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
  5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行，隨時保證檔案與賬目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計，形成完整的統(tǒng)計資料。
  6、統(tǒng)計人員要依據(jù)統(tǒng)計的數(shù)字及報表中的各項統(tǒng)計指標(biāo)，進行調(diào)查、綜合分析、對比，從中找出存在的問題，提出改進措施。