檔案數(shù)字化掃描的過程

  1、檔案收集：按照檔案形成的規(guī)律，把各企業(yè)單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。

  2、檔案整理：根據(jù)不同需求，對收集起來的檔案分類組成有序體系，規(guī)范化處理。

  3、掃描錄入：將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔，采用中博奧檔案管理系統(tǒng)，分類保管檔案。

  4、歸檔入庫：根據(jù)國家檔案分類要求標準，建立標準檔案分類，進行歸檔。

  5、檔案利用：通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù)，是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務工作。

  6、檔案統(tǒng)計：運用中博奧統(tǒng)計技術和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢情況，可以了解和掌握檔案工作總體情況。

  7、檔案鑒定：利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實價值和歷史價值以及年限，進行存毀的判斷條件。

  8、檔案銷毀：根據(jù)不同年限檔案、不具有保存價值的檔案，在系統(tǒng)上導出目錄，將相對應的檔案消除或銷毀。

  利用中博奧檔案管理系統(tǒng)，一款專業(yè)的檔案管理軟件，中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理，適用于科技檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等，同時還適用于自動化辦公應用?；旧弦粋€軟件就能夠滿足一個企業(yè)當中，不同人員的辦公需求。
 檔案數(shù)字化掃描人員職責

  3.目標及注意事項：查找方便，對借閱的檔案及時跟蹤，保持原有檔案的完整性。

  寫字間、公寓業(yè)主資料部分：

  1.責任人：物業(yè)管業(yè)部、工程部為檔案的主管部門，人事行政部為檔案的責任部門，檔案員為責任人。

  2.資料管理：業(yè)主資料收集完整后移交給人事行政部，人事行政部負責歸檔、

  管理。

  3.目標：便于查找及對外保密工作。

  電子文檔部分：

  1.責任人：商業(yè)城、物業(yè)各部門為檔案形成移交部門，人事行政部為檔案的責任部門，檔案員為責任人。

  2.電子文檔的管理：人事行政部每半年對各部門電腦內(nèi)的文件進行備份一次，離職員工、崗位調(diào)動員工內(nèi)的資料由職位變動時備份。由人事行政部統(tǒng)一管理，電子文檔的復制由領導簽字批準后，以人事行政部實施。

  3.目標及注意事項：及時歸檔，使用時由人事行政部監(jiān)督復制。

  其它文件：

  1.責任人：商業(yè)城、物業(yè)各部門，人事行政部為檔案的責任部門，檔案員為責任人。

  2.文件管理：各部門形成的文件由人事行政部每年統(tǒng)一歸檔一次。整理、編號。

  3.目標及注意事項：分類管理方便查找。

  二、保險工作：《保險申報、理賠工作流程》

  1.責任人：人事行政部責任商業(yè)城、物業(yè)的保險報險、理賠工作，營運部責任小商戶的保險理賠工作。發(fā)現(xiàn)險情的第一人為報險第一人。

  2.保險的管理工作：發(fā)現(xiàn)險情的第一人，將險情嚴重程度告知主管副總/總經(jīng)理及報保責任人。責任人接到報險后聯(lián)系責任部門、安管部到現(xiàn)場查看，由責任人統(tǒng)一向保險工作報險等待保險出險，由責任人協(xié)調(diào)責任部門及保險直至保險賠付。

  3.目標及注意事項：保險工作努力將所受到的損失降到小。注意：險情發(fā)生時應及時通知責任人報險，保持現(xiàn)場，留存保險證據(jù)。