綠安介紹檔案信息化與檔案信息化建設(shè)
安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗裕辉L問控制策略；(如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。)信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
一、檔案信息化與檔案信息化建設(shè)
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
二、檔案信息化的原則
1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館(室)藏檔案信息化，一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。
2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗裕辉L問控制策略；(如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。)信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。
三、檔案信息化建設(shè)的重要性
實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以地提高管理人員的效率。二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。減輕了工作人員的負擔(dān)。三是檔案查借工作可控。檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。四是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內(nèi)部的信息中心。
檔案信息化是社會發(fā)展必然
檔案信息化對于政務(wù)信息化有著巨大的推動和影響作用，檔案信息化的水平將直接影響著政府的競爭力和服務(wù)管理質(zhì)量。政務(wù)信息化的發(fā)展將以電子政府成為信息化建設(shè)的重要標(biāo)志，互聯(lián)網(wǎng)將成為政府職能的重要表現(xiàn)形式和媒介，政府的信息披露、網(wǎng)上辦公、政府采購與招標(biāo)等活動將更多地通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)；電子政府將成為一個跨越政府部門和管理行業(yè)的綜合平臺，將成為各級政府機關(guān)與企業(yè)和民眾的連接中心，它是社會信息化重要標(biāo)志之一。
原始信息，無可厚非的是信息資源的重要組成部分，隨著社會信息化進程的加快，民眾的檔案意識的增強，其價值日漸提升，社會對檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于"管好"檔案，更多地要求是"用好"檔案。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平，管理手段必須從手工方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。"提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機系統(tǒng)管理"正式成為一種必然趨勢。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了契機，社會及每個單位網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進完善，也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。通過實施檔案信息化建設(shè)，檔案的管理和利用將完全通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)，以高度集成的網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、規(guī)范化，為社會各界提供快捷高效的檔案信息服務(wù)，是檔案部門和檔案工作者當(dāng)前和相當(dāng)長時期艱巨的系統(tǒng)工程。
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