收集、整理和保存工程檔案的方法
檔案借閱
建立嚴格的檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)和借閱期限。
借閱檔案必須經過審批，借閱人應填寫借閱申請表，注明借閱目的和借閱期限。
借閱檔案時，檔案管理人員應進行登記，記錄借閱人姓名、單位、借閱時間和檔案名稱等信息。
借閱的檔案不得帶出單位，如需帶出，必須經過單位領 導批準，并采取嚴格的保密措施。
檔案保管過程中的保密措施
庫房安全
檔案庫房應選擇在安全可靠的地方，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。
庫房門窗應牢固，安裝防盜門窗和報警裝置。
檔案存放
檔案應按照不同密級分類存放，密級檔案應單獨存放，并采取更加嚴格的保密措施。
檔案存放應整齊有序，便于管理和查找。
檔案借閱
建立嚴格的檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)和借閱期限。
借閱檔案必須經過審批，借閱人應填寫借閱申請表，注明借閱目的和借閱期限。
借閱檔案時，檔案管理人員應進行登記，記錄借閱人姓名、單位、借閱時間和檔案名稱等信息。
借閱的檔案不得帶出單位，如需帶出，必須經過單位領 導批準，并采取嚴格的保密措施。
檔案復制
嚴格控制檔案復制，確需復制的，必須經過審批。
復制檔案應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，復制件應注明復制時間、復制人姓名和復制用途。
復制的檔案應按照原件的密級進行管理。
收集、整理和保存工程檔案的方法
(一)分工負責，歸口管理。各建設項目施工組織應設立專門的數(shù)據(jù)信息管理部門，負責建設項目的前期和后期，收集、分發(fā)、管理和保存施工組織內外的所有數(shù)據(jù)信息。信息管理部門應設置專職數(shù)據(jù)員，負責具體數(shù)據(jù)管理。在施工組織內實現(xiàn)工程檔案資料的歸口管理，使所有文件資料只有一條進出口通道，從而保證項目文件資料在組織上的有效管理。實行分工負責制，實行檔案資料制作、報批、使用、報檔。各職能部門直接向信息管理部門報告工程前期準備材料(包括各種許可證、開發(fā)報建、招標材料等)。項目監(jiān)理資料，主要由監(jiān)理單位負責制作和歸檔。施工資料，主要由施工作業(yè)部門進行具體的制作、收集、整理，并在每個部門完成工程后，統(tǒng)一移交給信息管理部門。項目竣工驗收資料，由施工作業(yè)部門編制、收集、匯總、報告、歸檔驗收資料。工程結算數(shù)據(jù)主要由施工作業(yè)部門和承包商根據(jù)工程結算目錄收集整理，提交給預決算部門，結算后由預決算部門歸檔給信息管理部門。
(二)遵守規(guī)范，確保質量。建筑工程檔案的收集整理要嚴格遵守中華人民共和國《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)各項要求標準。按照歸檔范圍、保管年限、組卷排列、文件編目、文件裝訂等要求執(zhí)行。，從而保證文件的整理和保存質量。例如，完成圖紙的組合應該是:
1.完成圖紙不裝訂。按照國 家標準《技術繪圖復制圖紙折疊方法》中表1的方法進行折疊(即用手風琴折疊，用白邊切割)，折疊成4號圖紙(297×210mm)規(guī)格，圖面朝內，圖標應暴露。
完工圖按單個項目排列，并按單個項目中的專業(yè)組卷。以此為例，其它的就不一一贅述了。
(三)科學存儲，安全長效。建筑工程是一項百年計劃，我國對工程設計和建設質量實行終身責任制。因此，要求作為建筑工程歷史記錄的工程檔案的存儲，必須經得起時間和歲月的考驗，這是工程建設單位的責任和義務。因此，各建設單位應適當投資，配備檔案保管設備，確保所有建筑工程檔案在提交當?shù)貦n案館前完整無損，需要本單位保存的數(shù)據(jù)安全長效。同時，應配備專門的檔案數(shù)據(jù)室和現(xiàn)代化的存儲設備，以防潮、防霉、防火、防盜、防輻射、更換。
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